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A tributação para empresas pequenas é um dos principais fatores que impactam diretamente a lucratividade, a regularidade fiscal e a segurança do negócio. Entender como funcionam os impostos, quem os cobra e de que forma eles incidem sobre as atividades da empresa é essencial para evitar erros, pagar apenas o que é devido e tomar decisões mais estratégicas no dia a dia.
Este guia fiscal básico foi desenvolvido para simplificar o sistema tributário brasileiro e ajudar pequenos empresários e gestores a compreenderem suas obrigações de forma clara, prática e aplicável à realidade das empresas.
Introdução ao Sistema Tributário Brasileiro
O sistema tributário brasileiro é conhecido por sua complexidade, mas pode ser compreendido de forma simples quando dividido por partes. Tributos são valores pagos ao governo para manter serviços públicos como saúde, educação e segurança. Para pequenas empresas e oficinas mecânicas, entender essa estrutura é essencial para manter a regularidade fiscal e evitar custos desnecessários.
Os tributos se dividem em três níveis principais, de acordo com o ente governamental responsável pela cobrança.
- Tributos Federais: São cobrados pelo governo federal, como Imposto de Renda, Contribuição Social, PIS e COFINS.
- Tributos Estaduais: São cobrados pelos estados, como ICMS, Contribuição de Incêndio e Taxa de Fiscalização Estadual.
- Tributos Municipais: São cobrados pelas prefeituras, como ISS, Taxa de Fiscalização e Funcionamento e Taxa de Publicidade.
Além disso, os tributos podem ser classificados em três tipos principais:
- Impostos: Não possuem contraprestação direta, como ICMS, IR, ISS, IRPJ e IPTU.
- Taxas: São pagas em razão de um serviço específico, como taxa de coleta de lixo, taxa de fiscalização e taxa de registro.
- Contribuições: São destinadas a áreas sociais, como INSS, Contribuição Social, PIS, COFINS e Contribuição Previdenciária Patronal.
Exemplo prático: Ao comprar um vestido, parte do valor pago corresponde ao ICMS. Ao contratar um prestador de serviço, incide ISS. Em ambos os casos, também há incidência de IRPJ, CSLL, PIS e COFINS.
Tributos Federais
Os tributos federais são cobrados pelo governo federa e incide sobre empresas de todos os tamanhos. Os principais são:
IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) – Pode ser aplicado sobre o lucro ou sobre um percentual presumido de lucro ou através de uma alíquota reduzida sobre o faturamento no regime Simples Nacional;
CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, pode ser aplicado sobre o lucro ou sobre um percentual presumido de lucro ou através de uma alíquota reduzida sobre o faturamento no regime Simples Nacional.
PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para Fins Sociais) – Incidem sobre o faturamento. Existem dois regimes: cumulativo (mais simples, mas sem créditos) aplicado nas empresas que optam pelo regime tributário (LUCRO PRESUMIDO) e não cumulativo (permite aproveitar créditos) aplicado nas empresas que optam pelo regime tributário (LUCRO REAL) e adicionalmente através de uma alíquota reduzida sobre o faturamento no regime Simples Nacional;
IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados: Incide sobre determinados produtos industrializados ou importados.
Exemplo prático: Empresas que fabricam peças ou ferramentas, além de IRPJ, CSLL, ICMS, PIS e COFINS, também recolhem IPI.
Tributos Estaduais
Os tributos estaduais incidem principalmente sobre a circulação de mercadorias e determinados serviços.
• ICMS: Imposto sobre circulação de mercadorias e serviços. Está presente em quase tudo que compramos, pois existem casos de Isenção, além de redução de alíquotas e deferimento em certo ponto da cadeia. O “S” da sigla significa “Serviços” e incide somente sobre o Serviço de Transporte Intermunicipal e Interestadual.
• Substituição Tributária: Não é um Tributo, mas um jeito do governo antecipar o ICMS, cobrando em um único ponto da cadeia todo o imposto que calculou que seria recebido até chegar no consumidor final.
• DIFAL: Quando se adquire mercadorias de outro estado, pode haver diferença de alíquota que precisa ser paga. Tudo depende de uma análise da NCM do produto, pois as alíquotas podem variar de estado para estado.
Exemplo prático: O conceito é bem simples, quando uma empresa define o preço a ser praticado ela adiciona os valores de impostos e a alíquota do imposto interestadual é sempre menor que a alíquota de operações dentro do estado, sendo assim o estado que é destinatário da mercadoria exige a cobrança complementar do imposto, pois se aquele produto tivesse sido vendido por um fornecedor interno, teria um resultado maior de imposto.
Tributos Municipais
Os tributos municipais estão ligados à prestação de serviços e à atividade econômica local.
Imposto Sobre Serviços (ISS): Profissionais liberais e empresas que prestam serviços pagam, pagam esse imposto, ele está previsto e Lei Complementar Federal, e as prefeituras fazem suas adaptações de acordo com sua realidade, sendo que lhe é dado o poder de decidir as alíquotas em Regulamento Municipal sempre variando entre alíquotas de 2% a 5% nunca inferior e nunca superior, inclusive dentro do Simples Nacional.
• Taxas Municipais: Como taxa de alvará, Coleta de lixo, Publicidade (placas na frente das empresas) e Taxa de Fiscalização e Funcionamento, todas essas ligadas à prefeitura.
Exemplo prático: Um mecânico paga ISS sobre os serviços e taxa de alvará para manter a oficina funcionando.
Regimes de Tributação
A escolha do regime tributário impacta diretamente quanto a empresa paga de imposto.
Simples Nacional: Para pequenas empresas, com impostos unificados e alíquotas reduzidas, esse regime une em uma única guia de recolhimento (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, CPP, ICMS e ISS), ou seja, 7 (sete) tributos, além ser uma das melhores opções para os pequenos empresários.
Leia mais sobre Simples Nacional.
• Lucro Presumido: Funciona como que fosse uma estimativa de lucro, e sobre esse percentual estimado, aplicam-se as alíquotas dos tributos (IRPJ e CSLL), sobre o faturamento total incide também o Pis e a Cofins, porém com alíquotas reduzidas e sem o direito ao crédito de compras. Para os tributos estaduais e municipal, não há redução de alíquota e segue a regra geral das empresas, sendo sobre o faturamento e com obtenção de determinados créditos.
• Lucro Real: Baseia-se no lucro efetivo, devidamente apurado na escrituração contábil, é o regime mais completo e o mais justo, pois permite-se aproveitar os créditos de compras, mesmo que usando alíquotas maiores, para o volume de faturamento, das empresas não cabe usar qualquer outro regime. Determinados segmentos e tipos de empresas são obrigados a optar por esse regime a exemplo temos os bancos e sociedade por ações (S/A´s).
Comparação: Cada regime tem vantagens e desvantagens. Escolher certo evita pagar mais do que precisa.
Exemplo prático: Uma loja pequena geralmente opta pelo Simples Nacional, enquanto uma indústria opta pelo Lucro Real.
Obrigações Acessórias
Além de pagar impostos, as empresas devem prestar informações ao governo.
Notas Fiscais: Comprovam vendas de produtos e serviços.
SPED Fiscal: Escrituração Fiscal Digital, detalham todas as movimentações de notas fiscais de compras e vendas, sendo possível apurar estoques, tributos e créditos e débitos.
DCTF Web: Consolidam os valores retidos na fonte de prestadores de serviço e funcionários;
SPED ECF: Apuram e ajustam o IRPJ e CSLL das empresas de Lucro Presumido e Lucro Real;
DIRF: Declaração de Imposto Retido na Fonte, detalhava (extinta e substituída pelo SPED REINF) os impostos de renda retido de funcionários e prestadores de serviços.
DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): em como objetivo principal informar à Receita Federal e aos demais órgãos de fiscalização (Estados, Distrito Federal e Municípios) dados econômicos e fiscais da empresa referentes ao ano-calendário anterior das empresas optantes pelo regime tributário do Simples Nacional, exceto o Microempreendedor Individual (MEI).
Apuração Mensal do SIMPLES: Por meio do Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D). A empresa informa o seu faturamento mensal e gera o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que é a guia unificada para o pagamento de todos os impostos abrangidos por esse regime tributário.
Exemplo prático: Uma loja emite NF-e para cada venda e envia a Apuração Mensal do SIMPLES, através do PGDAS-D mensalmente.
Créditos Tributários e Recuperação Fiscal
• Crédito tributário: Direito de compensar valores pagos a mais ou que o regime permitam compensar nas compras.
• Créditos de PIS/COFINS: Empresas podem recuperar parte do que pagaram.
• Recuperação Tributária: Se pagou imposto indevido, pode pedir restituição.
Exemplo prático: Uma empresa descobre que pagou PIS/COFINS sobre os produtos monofásicos, ela pode elaborar um pedido detalhado por produto e devidamente classificados e solicitar a restituição ou compensação.
Fiscalização e Penalidades
• Fiscalização: Pode ser presencial ou eletrônica, hoje acontece na maioria das vezes de forma eletrônica.
• Penalidades: Multas por atraso, de acordo com o órgão para quem recolhe ou erro que tem valores fixos e descontos se pagos dentro de um prazo curto.
Exemplo prático: Uma empresa que não envia declarações no prazo pode receber multa. O atraso do Simples Nacional, gera multa de até 20% (vinte por cento) quando atrasa mais de 60 (sessenta) dias.
Tópicos Complementares
• E-commerce: Regras para vendas online são especificas e normalmente com RET – Regime Especial de Tributação, onde as empresa tem benefícios específicos de acordo com a localidade de instalação, produtos e mão de obra aplicadas.
• Serviços digitais: Como são tributados no mesmo conceito dos serviços físicos (mecânico, pintor, eletricista, advogado e contador)
• LGPD: Proteção de dados pessoais, para gerar documentos fiscais é necessário de dados sensível das pessoal, logo é necessário seguir procedimentos de segurança, expedir declarações de segurança de dados e também tem uma politica de tratamento dos dados.
Exemplo prático: Uma loja virtual precisa emitir NF-e e proteger os dados dos clientes.
Sobre o autor
Abel Rosa é contador e sócio da Cambel Contabilidade, com sólida experiência em gestão fiscal e tributária para micro e pequenas empresas. Apaixonado por simplificar a contabilidade, Abel atua como instrutor e criador de materiais técnicos que transformam conceitos complexos em conteúdos claros e práticos.
Seu objetivo é ajudar empreendedoras e empresários a entenderem suas obrigações fiscais sem complicação, garantindo conformidade e eficiência no dia a dia. Com uma abordagem acessível e detalhada, Abel desenvolve treinamentos e guias que unem teoria e prática, oferecendo soluções que fortalecem a gestão financeira e tributária das empresas.
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