Tempo de leitura: 10 minutos
A emissão correta de documentos fiscais é uma das bases para a regularidade e segurança de pequenas empresas e oficinas mecânicas. Entender como funcionam notas fiscais, códigos tributários e classificações de produtos e evite erros, multas e pagamentos indevidos de impostos. Este guia foi desenvolvido para explicar, de forma simples e prática, como funciona a emissão de documentos fiscais no dia a dia.
O que é Nota Fiscal e por que ela é obrigatória
A nota fiscal é um documento oficial que comprova uma venda ou prestação de serviço. Ela serve para registrar a operação, informar ao governo e garantir direitos tanto para quem compra quanto para quem vende. Sem a emissão da nota fiscal, a empresa fica em situação irregular e pode enfrentar problemas com fiscalização, multas e até bloqueios operacionais.
Exemplo prático: Você vende uma peça por R$100. A nota fiscal irá apresentar quem vendeu, quem comprou, o valor da operação, os impostos envolvidos e a descrição do produto.
💡Dica: Sempre emita nota fiscal, mesmo em vendas pequenas. Atualmente, o fisco cruza movimentações financeiras com faturamento declarado e notas emitidas, tornando o controle muito mais rigoroso.
Tipos de Notas Fiscais: Produtos e Serviços
Existem diferentes tipos de notas fiscais, cada uma adequada a um tipo específico de operação comercial ou prestação de serviço.
NF-e – Nota Fiscal Eletrônica
Utilizada para venda de produtos. É obrigatória em operações entre empresas e também pode ser usada para venda ao consumidor final, especialmente quando há necessidade de transporte ou quando a operação envolve produto e serviço simultaneamente.
NFC-e – Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica
Usada para venda de produtos diretamente ao consumidor final. É comum em estabelecimentos onde o consumidor circula entre mercadorias ou realiza compras no balcão.
NFS-e – Nota Fiscal de Serviços Eletrônica
Aplicável à prestação de serviços em geral. Na maioria dos casos, exige o preenchimento completo dos dados do tomador do serviço.
CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico
Documento emitido por transportadoras. Ele conecta emitente e destinatário e é baseado integralmente nas informações das NF-e, como produtos, peso, origem e destino.
Como funciona a autorização e validação da NF-e
A NF-e é transmitida eletronicamente para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado. Após o envio, os dados são validados e, se estiverem corretos, a nota é autorizada. Somente após essa autorização a NF-e passa a ser considerada válida, recebendo uma chave numérica de identificação.
Após a autorização, é gerado o DANFE, que é o documento auxiliar contendo o espelho das informações da nota fiscal eletrônica.
CFOP: Código Fiscal de Operações e Prestações
O CFOP é um código que identifica a natureza da operação realizada, como venda, devolução, transferência ou remessa.
Exemplos comuns
- Venda dentro do estado: CFOP 5.102
- Venda para outro estado: CFOP 6.102
A correta escolha do CFOP é essencial para garantir que a tributação seja aplicada de forma adequada e evitar inconsistências fiscais.
CST: Código de Situação Tributária do ICMS
O CST indica como o produto é tributado em relação ao ICMS. Ele informa se há cobrança integral, isenção ou substituição tributária.
Existem duas tabelas principais:
- Tabela A: define a origem da mercadoria
- Tabela B: define a forma de tributação
A correta aplicação do CST garante que o imposto seja recolhido de forma correta.
CSOSN: Código de Situação da Operação no Simples Nacional
Para empresas do Simples Nacional, indica a forma de tributação. É muito similar a CST, porém considerando condições especificas do Simples Nacional
No caso de oficinas mecânicas os principais códigos utilizados são:
- 0102 – Origem Nacional e Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito. São a peças tributadas integralmente que não são objeto de substituição tributária.
- 0500 – Origem Nacional e ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (substituído) ou por antecipação. Neste caso a indústria ou o distribuidor realizou o recolhimento da Substituição Tributária.
Fonte: https://www.coad.com.br/files/trib/html/pesquisa/df/em121272.htm
CST de PIS/COFINS
Esse código define como os tributos PIS e COFINS são calculados nas operações de venda. No caso de oficinas mecânicas os principais códigos utilizados são:
- 04 – Operação Tributável Monofásica – Revenda a Alíquota Zero, são produtos que já tiveram sua tributação total realizada na Industria, tornando toda a cadeia posterior desobrigado a recolher o tributo
- 99 – Outras Operações, são produtos a serem tributados dentro do Simples Nacional, como não há um CST específico na tabela para o Simples Nacional, o código “genérico” 99 pode ser usado para indicar que a tributação ocorre por “outra” forma.
PIS/COFINS Monofásicos
Produtos como cosméticos, bebidas e auto peças podem ter tributação concentrada em um elo da cadeia (monofásico), isso significa que você não paga PIS/COFINS na venda, pois o tributo já foi recolhido em um momento específico do seu ciclo, o que normalmente acontece na indústria.
Muitos pequenos negócios, por desconhecimento desta legislação, acabam recolhendo indevidamente esses tributos por desconhecer essa regra. Para identificar se um produto é monofásico, é possível verificar na NF-e (xml), nos campos de CST PIS e COFINS, onde aparecerá o código “04”. Ou você poderá pesquisar atráves do link: www.ncmoficina.com.br
No xml da NF-e aparece assim:
ICMS por Substituição Tributária (ICMS/ST)
Na substituição tributária, o imposto é pago antecipadamente por um fornecedor, e você não precisa recolher novamente. Nesse caso é bem similar ao imposto monofásico, em um determinado ponto da cadeia do produto é determinado pelo governo que se faça o recolhimento do imposto antecipado sobre o restante da cadeia, para saber se uma mercadoria foi objeto de substituição tributária anteriormente.
É possível identificar produtos sujeitos à substituição tributária analisando a nota fiscal de compra, observando:
- CST ICMS “60”
- CSOSN “500”
- CFOP 5403 ou 5405 sendo operações dentro do estado.
Há outros CFOP´s de operação interestaduais que não são o objeto do nosso trabalho no momento.
Exemplo 1:
Exemplo 2:
Material de uso e consumo
Itens utilizados no dia a dia da empresa, como papel, produtos de limpeza e materiais administrativos, não geram crédito de imposto. É importante observar que, quando esses produtos são adquiridos fora do estado, podem estar sujeitos ao recolhimento do diferencial de alíquota.
NCM: Nomenclatura Comum do Mercosul
O NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é um código de 8 dígitos usado para classificar mercadorias de forma padronizada nos países do Mercosul.
Ele é obrigatório em notas fiscais e serve para Definir a tributação (ICMS, IPI, PIS/COFINS). Controlar importação e exportação. Evitar erros fiscais (um NCM errado pode gerar multas ou recolhimento indevido).
Como o NCM funciona?
- Primeiros 4 dígitos: posição e subposição
- Últimos 4 dígitos: especificações adicionais
Exemplo prático com autopeças
Suponha que você venda pastilhas de freio. O NCM correto é:
NCM 8708.30.00
87 = Veículos automóveis e tratores
08 = Partes e acessórios30 = Freios e suas partes
00 = Sem outras especificações
Outro exemplo:
NCM 8708.99.90 → Outras partes e acessórios não especificados (como suportes ou acabamentos).
Por que o NCM é tão importante?
Informar um NCM incorreto pode resultar em pagamento indevido de impostos, problemas com fiscalização e aplicação de multas.
💡 Dica: Sempre consulte a tabela oficial do NCM ou use sistemas confiáveis, como o site www.ncmoficina.com.br
Obs: Produtos semelhantes podem ter NCM diferente dependendo do material ou função.
Código de barras (EAN)
O código EAN, também conhecido como código de barras, é um identificador numérico e visual que serve para identificar produtos de forma única em todo o mundo. Ele é essencial para controle de estoque, vendas e emissão de notas fiscais.
O que significa EAN?
EAN significa European Article Number (Número Europeu do Artigo). É um padrão internacional de código de barras, usado globalmente para produtos e geralmente composto por 13 dígitos.
Como é formado o código EAN?
Geralmente possui 13 dígitos (EAN-13), mas também existe o EAN-8 para produtos pequenos.
Estrutura do EAN-13:
- Primeiros dígitos: país ou organização que registrou o código.
- Dígitos seguintes: fabricante.
- Dígitos finais: produto específico.
- Último dígito: verificador (para evitar erros de leitura).
Exemplo: 7891234567890
789 = Fabricado no Brasil
12345 = código do fabricante
67890 = código do produto
0 = dígito verificador
Para que serve o código EAN?
- Controle de estoque: cada produto tem um código único.
- Automatização de vendas: leitura rápida no caixa.
- Emissão de nota fiscal: o EAN é informado junto ao NCM para identificar o produto.
- E-commerce: plataformas exigem EAN para cadastrar produtos.
O EAN tem se mostrado o melhor instrumento para ratreamento e controle de estoque pelo fisco estadual, devido a sua obrigatoriedade nas NF-e, NFC-e e consequentemente dentro das declarações do projeto SPED.
Exemplo prático com autopeças
Filtros de óleo com códigos diferentes garantem rastreabilidade, evitam erros de entrega e facilitam o controle interno, independentemente do fornecedor.
Você vende filtros de óleo. Cada filtro tem um EAN diferente:
Filtro A: 7891234567890
Filtro B: 7899876543210
Isso evita confusão e garante que o cliente receba o produto certo, se você adquire o Filtro A, do Distribuidor A ou da auto-peças X, o produto terá sempre o mesmo código de barras.
💡Dica importante:
- Realize o cadastramento dos produtos em seu sistema ERP com base no EAN, assim você tem uma ótima referência para o controle do estoque podendo estabelecer os estoques máximo e estoque mínimo, também direcionar sempre ao mesmo cadastro interno as compras do fornecedor A ou fornecedor B.
- Nunca invente um EAN. Ele deve ser registrado pelo fabricante.
- Se você é fabricante, pode solicitar códigos EAN junto à GS1 Brasil (organização responsável).
Abel Rosa é contador e sócio da Cambel Contabilidade, com sólida experiência em gestão fiscal e tributária para micro e pequenas empresas. Apaixonado por simplificar a contabilidade, Abel atua como instrutor e criador de materiais técnicos que transformam conceitos complexos em conteúdos claros e práticos.
Seu objetivo é ajudar empreendedoras e empresários a entenderem suas obrigações fiscais sem complicação, garantindo conformidade e eficiência no dia a dia.
Com uma abordagem acessível e detalhada, Abel desenvolve treinamentos e guias que unem teoria e prática, oferecendo soluções que fortalecem a gestão financeira e tributária das empresas.
Descubra como a Cambel pode fortalecer a saúde financeira do seu negócio. Explore mais conteúdos estratégicos:
Blog da Cambel
Instagram: Abel Rosa – Cambel Contabilidade
Linkedin: Abel Rosa – Cambel Contabilidade
